Como faturar contratos de manutenção recorrentes

O que é uma avença?

Uma avença é um contrato em que o cliente paga um valor fixo e periódico — normalmente mensal — por um serviço prestado de forma continuada: a manutenção de uma piscina, a limpeza semanal de um escritório, o tratamento de um jardim. Para o Código do IVA, é uma prestação de serviços de carácter continuado, resultante de um contrato que dá lugar a pagamentos sucessivos.

Quando se deve emitir a fatura de uma avença?

O mais tardar no 5.º dia útil seguinte ao fim do período a que se refere cada pagamento.

• O artigo 7.º, n.º 3, do Código do IVA considera que as prestações de serviços de carácter continuado «são realizadas no termo do período a que se refere cada pagamento», sendo o imposto devido e exigível pelo respetivo montante.
• O artigo 36.º, n.º 1, alínea a), manda emitir a fatura «o mais tardar no 5.º dia útil seguinte ao do momento em que o imposto é devido».

Exemplo: numa avença mensal de manutenção de outubro, o imposto é devido no fim de outubro e a fatura tem de ser emitida até ao 5.º dia útil de novembro.

Quando o contrato não fixa uma periodicidade de pagamento, ou a fixa por mais de 12 meses, o imposto é devido no final de cada período de 12 meses (artigo 7.º, n.º 9).

E se o cliente pagar antes do serviço?

Emite-se a fatura na data do recebimento. O artigo 29.º, n.º 1, alínea b), obriga a emitir fatura também «pelos pagamentos que lhes sejam efetuados antes da data da transmissão de bens ou da prestação de serviços», e o artigo 36.º, n.º 1, alínea c), fixa o prazo: a data do recebimento.

Se o cliente pagar só uma parte antes de a fatura ser emitida, o imposto torna-se exigível no momento do recebimento, pelo montante recebido (artigo 8.º, n.º 1, alínea c)).

O que tem de constar em cada fatura?

O artigo 36.º, n.º 5, do Código do IVA diz que as faturas devem ser datadas, numeradas sequencialmente e conter, entre outros elementos, a identificação e o número de identificação fiscal do fornecedor e do cliente, a descrição do serviço, o preço, a data da prestação e:

• as taxas aplicáveis e o montante de imposto devido — numa fatura com serviços a taxas diferentes, por exemplo, o IVA indica-se por linha;
• o motivo justificativo da não aplicação do imposto, se for o caso (isenção).

As faturas emitidas por programas certificados incluem ainda o código QR e o código único de documento (ATCUD), previstos no Decreto-Lei n.º 28/2019 e regulamentados pela Portaria n.º 195/2020.

Como corrigir uma fatura já emitida?

Com um documento retificativo, por exemplo uma nota de crédito. O artigo 29.º, n.º 7, determina que, quando o valor tributável de uma operação ou o imposto correspondente sejam alterados por qualquer motivo, «deve ser emitido documento retificativo de fatura». As regularizações do imposto estão no artigo 78.º.

Situações típicas numa avença: um mês com menos visitas por acordo com o cliente, uma suspensão do contrato, um desconto concedido depois da emissão.

Que programa de faturação é obrigatório?

O artigo 4.º do Decreto-Lei n.º 28/2019 obriga a usar exclusivamente programas de faturação certificados pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) a quem, nomeadamente:

• tenha tido, no ano civil anterior, um volume de negócios superior a 50 000 €;
• utilize programas informáticos de faturação;
• seja obrigado a dispor de contabilidade organizada ou tenha optado por ela.

Uma empresa de serviços que fatura avenças com um software está, por isso, abrangida. Confirme no texto em vigor as regras e as exceções aplicáveis à sua empresa.

Como cobrar as avenças por débito direto?

Com um mandato de débito direto SEPA. O débito direto é um serviço de pagamento em que a operação é iniciada pelo beneficiário (a sua empresa), com base no consentimento dado pelo ordenante (o cliente) — artigo 2.º, alínea m), do Decreto-Lei n.º 91/2018. Esse consentimento é o mandato.

O que o cliente deve saber:

• para os débitos diretos SEPA autorizados, tem direito a pedir o reembolso no prazo de oito semanas a contar da data do débito (artigos 117.º e 118.º do Decreto-Lei n.º 91/2018);
• o banco tem 10 dias úteis para reembolsar ou justificar a recusa.

Para uma avença, o débito direto reduz o trabalho de cobrança: o pagamento acontece na data combinada, sem depender de o cliente se lembrar de pagar.

Como automatizar a faturação das avenças?

O trabalho repetitivo — emitir todos os meses as mesmas faturas, controlar quem pagou, enviar lembretes — é o que mais se presta à automatização.

Na Feliorbe, o módulo Contratos define o plano, o calendário e o preço de cada contrato e gera as faturas mensais. A faturação é feita através do InvoiceXpress, software certificado pela AT, com IVA por linha e isenções, pagamentos parciais, notas de crédito, séries e lembretes de pagamento automáticos (opcionais). Os mandatos SEPA de débito direto são assinados online pelo cliente.